Briefing aan een communicatiebureau

30 september 2021 | Branding, Checklist

Een perfect resultaat met een gedegen briefing

Regelmatig krijgen we de vraag bij de start van een nieuw project: “Wat is er allemaal nodig om het project op te starten?”. Uiteraard gaan we uitgebreid en persoonlijk met je in gesprek om tot het beste eindresultaat te komen, maar wat huiswerk vooraf kan nooit kwaad! 😉

In dit artikel nemen we je alvast stap voor stap mee in het opstellen van een uitgebreide briefing aan het reclamebureau.

Briefing van een korte opdracht

Een korte opdracht voor bestaande opdrachtgevers kan altijd veel sneller:

  1. Voor wie is de boodschap bedoeld?
  2. Waar moet het ontwerp op komen?
  3. Hoeveel stuks zijn er nodig?
  4. Wanneer is moet het af zijn?
  5. Wat is de boodschap (tekst)?
  6. Welke huisstijl, logo en beelden kunnen we gebruiken?
  7. Is er een tekstschrijver, copywriter, fotograaf, videoteam nodig om in te zetten?
  8. Bij drukwerk: op welke soort papier/materiaal en welk formaat?
  9. Bij social media posts of advertenties in kranten en magazines: welk formaat, welk budget en in welke titels adverteren?
  10. We vullen bovenstaande altijd aan met ons advies als er een betere of andere oplossing mogelijk is.

Op zoek naar een strategische sessie om het hart van je merk vast te stellen?
Ga dan naar het artikel ‘Naar het hart van je merk!’

1. Bedrijfsnaam

Heb je al een bedrijfsnaam? Wat is de bedrijfsnaam en het verhaal bij die naam? Wat maakt jouw merknaam uniek en herkenbaar?

Heb je nog geen bedrijfsnaam gekozen? Dan denken we graag met je mee. De Kamer van Koophandel heeft een aantal praktische tips en aanbevelingen voor het kiezen van je bedrijfsnaam: KvK bedrijfsnaam kiezen >

2. Wat doe je?

Beschrijf in een paar zinnen wat jij of jouw organisatie doet en waarin je het verschil maakt t.o.v. je concurrentie / collega’s.

Als je op een verjaardag of een zakelijke meeting zou vertellen over jouw organisatie, wat vertel je dan? Anders gezegd: wat is jouw elevator pitch?

Kijk voor meer info ook op KvK Elevator Pitch >

3. Waar richt jij je op?

Beschrijf jouw ideale klant / opdrachtgever. Wie is / wij zijn jouw doelgroep?
Zijn het bepaalde branches, bepaalde leeftijdsgroepen of een bepaalde regio? Hoe beter je weet te vertellen voor wie je werkt / zou willen werken, des te beter we de boodschap af kunnen stemmen op de vragen en wensen van jouw doelgroep.

Alsof je door de lens van een camera moet kijken naar 1 focus…

4. Wat zijn 3 argumenten om zaken met jou te doen?

Wat zijn de unieke redenen waarom mensen zaken zouden doen met jou of jouw organisatie. Beperk je tot 3 belangrijke redenen. Dit worden ook wel de Unique Selling Points genoemd.

5. Concurrentie

Zijn er organisaties die hetzelfde of bijna hetzelfde doen als wat jouw organisatie doet? Welke bedrijven zijn dat dan? En waar zitten dan de overeenkomsten en waar de verschillen?

Ondernemen is een speelveld en daar is ruimte voor meerdere spelers…

6. Logo / huisstijl / beeldtaal

Is er al een bestaand logo / bestaande huisstijl? Dan ontvangen we die graag op info@burnio.nl. Graag aanleveren als AI/PDF/EPS bestand indien beschikbaar. Eventueel ook aangeven welke kleuren en lettertypen bij jouw zakelijke identiteit hoort. Als er geen AI/PDF/EPS bestand beschikbaar is, dan graag een .png, .jpg of .svg bestand aanleveren.

Is er een compleet huisstijlhandboek? Dan die ook graag aanleveren.

Is er nog geen logo of huisstijl? Dan kunnen we die uiteraard ook voor je maken / ontwikkelen. Geef dan antwoord op de volgende vragen:

7. Websites

Als het gaat om het bouwen of vernieuwen van een website is het altijd goed om te kijken naar anderen. Welke websites vind je qua structuur of vormgeving mooi? En waarom vind je die zo mooi?

En als je voorbeelden hebt van wat je absoluut niet mooi vindt, dan horen we dat ook graag.

8. Budget

Het voelt soms vreemd om een reclamebureau vooraf te vertellen wat het budget is, maar dit is wel nodig om het maximale uit je budget te halen.

Vaak komen er voorbeelden zoals ‘de site van AKZO vind ik wel mooi’. Dat kan, maar daar hangt vaak ook fors budget aan vast. We maken het tot onze uitdaging om een professionele en passende uitstraling te maken, maar wel binnen de mogelijkheden die er zijn. En naast budget voor de vormgeving, moet je ook rekening houden dat je een deel van je budget nodig hebt voor drukwerk, website en onderhoud in de nabije toekomst.

Dus we hoeven niet het achterste van je tong te zien om je ‘uit te melken’, maar wel om samen te werken in een langdurige relatie, waarbij we het beste resultaat voor je proberen te behalen binnen de budgetten. Je kunt nu eenmaal niet meer uitgeven dan je beschikbaar hebt. Toch?

Wat kost een logo maken dan? Dat hangt van flink wat factoren af, maar een compleet uitgewerkt logo zal ergens tussen de € 450 en € 1.000 kosten. Uitwerking naar een complete huisstijl, diverse middelen en een huisstijlhandboek is altijd pas te zeggen na een kennismakingsgesprek.

9. Planning

Is er al een datum bekend waarop alles klaar moet zijn? Met onze jarenlange ervaring rekenen we dan terug vanaf die datum voor een logische en haalbare planning.

En hou er rekening mee dat je soms wat tijd nodig hebt om mooie voorstellen even te laten landen. Soms moet je er letterlijk even 1, 2 of 3 nachtjes over slapen.

We hebben 3 ‘smaken’ waar je er altijd maar 2 van kunt kiezen: snel, goed, goedkoop:

  • Snel en goed is niet goedkoop.
  • Goed en goedkoop is niet snel.
  • Snel en goedkoop is niet goed.

Die laatste wordt uiteraard vaak gevraagd en we doen ons best om zo goed en scherp mogelijk ons werk te doen, maar wij (en onze opdrachtgevers) zijn meestal het meest blij als het snel en goed of goed en goedkoop is uitgevoerd.

10. Login gegevens

Zijn er bestaande social media kanalen en andere omgevingen achter een login? Zorg voor een overzicht van logingegevens:

    1. Facebook pagina > Beheerder toevoegen uitleg > Adres van de pagina doorgeven is ook genoeg. Dan vragen wij op afstand toegang tot de pagina aan.
    2. Instagram account > Logingegevens van de pagina doorgeven
    3. LinkedIn pagina > Beheerder toevoegen uitleg > Marco van Blijderveen toevoegen!
    4. Google Analytics > Gebruiker toevoegen > burnionl@gmail.com toevoegen als beheerder met alle rechten!
    5. Google Ads > Geef de ID van uw account door en we koppelen op afstand
    6. YouTube account > Gebruiker toevoegen > burnionl@gmail.com toevoegen als beheerder
    7. Google Mijn bedrijf account > Gebruiker toevoegen > burnionl@gmail.com toevoegen als eigenaar
    8. E-mail marketing programma (bijvoorbeeld MailChimp, LaPosta of SendinBlue)
    9. FTP login gegevens
    10. Login gegevens huidige hosting  / domeinregistrar
    11. Website beheer logingegevens

Ook handig om te weten

Welke communicatiemiddelen zijn er nodig om te maken?

    1. Website
    2. E-mail handtekening
    3. Briefpapier (gedrukt en online sjabloon)
    4. Visitekaartjes
    5. Belettering bus
    6. Bedrijfskleding
    7. Reclamebord
    8. Stickers
    9. Pennen
    10. Enveloppen
    11. Notitieblokken
    12. Etc…